Portaria n.º 999/2009 de 8 de Setembro

Aprova o Regulamento de Conservação Arquivística da Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE)

A criação da Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE), regulada pelo Decreto-Lei n.º 274/2007, de 30 de Julho, originou a extinção da Inspecção-Geral das Actividades Económicas, da Agência Portuguesa de Segurança Alimentar, I. P., e da Direcção-Geral de Fiscalização e Controlo da Qualidade Alimentar.

Deste modo, para além do acervo documental próprio do novo organismo criado, cujo aumento contínuo nos serviços centrais e regionais é um bom exemplo, haverá ainda de ter em linha de conta o enorme manancial de documentos que existiam nos organismos extintos e que, obviamente, transitaram para ASAE, o que tem vindo a originar graves problemas na gestão dos espaços que lhes estão destinados, bem como acrescidas dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação.

Torna-se, por isso, necessário criar condições objectivas para que seja avaliado, seleccionado, preservado e valorizado todo o património arquivístico da ASAE, em consonância com uma gestão mais eficaz e que se coaduna com o objectivo do Governo de simplificação de procedimentos burocráticos.

O objectivo do presente diploma consubstancia-se num conjunto de normas definidoras de procedimentos capazes de transformar o arquivo da ASAE num centro de difusão de informação dinâmico, que regule o ciclo de vida da documentação, controlando o seu crescimento através da avaliação, selecção e eliminação dos documentos, bem como da definição de prazos de conservação.

Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas dos n.os 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, e 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Inovação e da Cultura, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE), publicado em anexo ao presente diploma, do qual faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação.

Em 27 de Janeiro de 2009.

O Ministro da Economia e da Inovação, Manuel António Gomes de Almeida de Pinho. - O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro.

ANEXO

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA AUTORIDADE DE SEGURANÇA ALIMENTAR E ECONÓMICA

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Autoridade de Segurança Alimentar e Económica, adiante abreviadamente designada por ASAE.

Artigo 2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da ASAE tem como objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva.

2 - É da responsabilidade da ASAE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo i do presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.

5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da ASAE.

Artigo 3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela ASAE, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º

Artigo 4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações de produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a ASAE obter o parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.

2 - As remessas de documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a ASAE vier a determinar.

Artigo 6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo ii do presente Regulamento.

Artigo 8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de selecção. A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam expressamente mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.

4 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente.

Artigo 9.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhados por um auto de eliminação, que faz prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.

2 - O modelo do auto de eliminação consta do anexo iii do presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.

2 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

Artigo 11.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da ASAE atende a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º

Auditoria

Compete à DGARQ auditar a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega e guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO III

Auto de eliminação

(ver documento original)